Poznaj nasz sposób na porządek w dokumentach!

Dokumenty są obecne w życiu każdego z nas. Gromadzimy te prywatne, ale często także związane z prowadzoną przez nas działalnością. Niektórzy traktują je dość niepoważnie – trzymają luzem na dnie szuflady lub szafy. Poznaj nasz sposób na porządek w dokumentach!

Zazwyczaj mamy problemy z prawidłowym i zorganizowanym przechowywaniem takich dokumentów, do których przykładamy mniejszą uwagę w porównaniu z tymi najważniejszymi. Akty notarialne, gwarancje czy umowy kupna samochodu lub mieszkania znajdziemy w większości przypadków z zamkniętymi oczami. A co z innymi papierami? Koniecznie poznaj nasz sposób na porządek w dokumentach.

Po co przechowywać dokumenty?

Powodów ku temu jest wiele. Czasem może nam się wydawać, że jakiś kwitek jest nam potrzebny tylko jednorazowo i życie nie zmusi nas do tego, aby sięgnąć po niego ponownie. Takie myślenie jest często zgubne, a ważne dokumenty w jego wyniku trafić mogą nawet do śmietnika. Tymczasem zdarza się, że danym papierem będziemy musieli wykazać się przed jakimś urzędem, na przykład skarbowym.

Innym przykładem sytuacji, gdy mogą nam się przydać stare rachunki, jest wynajmowanie komuś mieszkania. Potencjalni nowi lokatorzy chętnie zobaczą faktury za gaz, prąd i wodę, aby móc oszacować koszty mediów. Tłumaczenie w stylu „nie mam, bo wyrzuciłem” wzbudzi ich podejrzenia o nierzetelność, nawet jeśli rzeczywiście trafiły one przez nas do kosza.

Dobrze zaplanowane i zorganizowane przechowywanie dokumentów daje po prostu spokój ducha i komfort tego, że w razie jakiejkolwiek konieczności, będziemy mieć je pod ręką. A co najważniejsze, będziemy też dokładnie wiedzieć, gdzie się w danej chwili znajdują.

Segregator to nie wszystko

Pierwszym skojarzeniem z archiwizacją dokumentów jest oczywiście klasyczny segregator. Jeszcze tylko dziurkacz, kilka foliowych koszulek i możemy być mistrzami tego fachu. A tak przynajmniej nam się wydaje, kiedy hurtowo wpinać będziemy doń każdy kolejny papier, który trafi w nasze ręce. Kiedy za rok czy dwa, przyjdzie nam szukać jakiegoś konkretnego dokumentu, zdamy sobie po fakcie sprawę, że żyliśmy w błędnym przeświadczeniu.

Samo odkładanie papierów w jedno miejsce nie załatwi sprawy. Niezależnie od tego, czy będzie to szuflada w biurku, specjalna szafka czy segregator. Jego zakup jest jednak jednym z wielu kroków w kierunku dokumentacyjnego ładu w naszym domu lub biurze. Najlepiej jest zacząć od planu i dokładnego przemyślenia co i po co przechowujemy oraz jaki system oznaczania różnych kategorii dokumentów przyjmiemy na nasze potrzeby.

Opisy na grzbietach

Aby móc na pierwszy rzut oka stwierdzić, jaka jest zawartość danego segregatora i co możemy w nim znaleźć, powinniśmy nadać im odpowiednie nazwy. Najlepiej na różnokolorowych plakietkach. Zależeć będą od naszej sytuacji życiowej czy charakteru pracy, ponieważ nie każdy z nas gromadzi na co dzień dokumenty związane z posiadaniem dzieci czy samochodu.

Przykładowe kategorie dla naszych papierów mogą być następujące:

• RODZINA – akt małżeństwa, akty chrztu, akty nadania numeru PESEL, książeczki zdrowia, paszporty itd.
• DOM/MIESZKANIE/NIERUCHOMOŚCI – umowy najmu, wynajmu, sprzedaży lub kupna, akty własności, wypisy z księgi wieczystej, rachunki za czynsz lub podatek od nieruchomości
• MEDIA – umowy i rachunki za wodę, prąd, gaz, internet i inne
• TELEFONY – umowy i faktury za telefony komórkowe
• KONTA BANKOWE – umowy i inne dokumenty dotyczące usług bankowych
• KREDYTY/RATY – umowy, faktury i rozliczenia za kredyty i sprzęty zakupione przez nas w systemie ratalnym
• SAMOCHODY – umowy, faktury za części lub przegląd i inne
• URZĄD SKARBOWY – miejsce na PIT-y, zeznania podatkowe i inne

Przekładki do segregatorów

To kolorowe karteczki wpinane w segregator, które oddzielają od siebie dane kategorie dokumentów. Wystają ponad nie i pozwalają na szybkie oraz sprawne ich przeglądanie, jeśli tylko na wystającej części zapiszemy odpowiednie tytuły. Pozwala to na przykład ustalić, w którym dokładnie miejscu segregatora MEDIA, mamy szukać umowy za PRĄD lub ostatniej faktury.

Systematyczność

Naszym największym wrogiem będzie brak konsekwencji w działaniu. Archiwizujmy zatem dokumenty na bieżąco i róbmy to systematycznie. Jeśli na kilka tygodni sobie odpuścimy, to z całą pewnością stos papierów na naszym biurku zacznie się piętrzyć i przerażać nas coraz bardziej. Lepiej tego unikać, odkładać wszystko do segregatorów bez zwłoki, ponieważ łatwiej zająć się kilkoma papierami niż całym ich kartonem.

W firmie

Porządek w papierach to podstawa i tej zasady powinni się trzymać wszyscy właściciele firm – zarówno małych, jak i dużych. Wiele urzędów i organów państwowych może zażądać od nas przedstawienia różnych dokumentów w trybie pilnym, a od tego zależeć może nie tylko nasza dalsza praca, ale także stan konta. Konsekwencje mogą być bardzo nieprzyjemne, jeśli zawieruszymy coś naprawdę istotnego. Odpowiednia archiwizacja dokumentów w firmie nie jest więc być kwestią wyboru, a po prostu koniecznością. Wiele przedsiębiorstw określa swoje zasady przechowywania dokumentacji, ale istnieją normy dotyczące tych procedur (np. ISO 9001).

Papier do kosza

Szczególnie we własnej firmie powinniśmy ostrożnie podchodzić do tematu utylizacji dokumentów. Najlepiej wyposażyć się w niszczarkę, którą polecamy także do użytku domowego. Niezależnie od tego, czy papier jest firmowy czy prywatny, często zawierać może dane osobowe lub inne wrażliwe informacje. Nie chcielibyśmy, aby trafiły w ręce osób trzecich, a takie ryzyko występuje zawsze, jeśli zamiast do niszczarki, wrzucamy dokumenty do zwykłego kosza na śmieci. 

Aby żyć z dokumentami w harmonii, musimy przede wszystkim wyposażyć się w segregatory, przekładki i dziurkacz. Opracowanie takiej metody archiwizacji, która będzie najlepiej odpowiadać naszym codziennym potrzebom jest podstawą udanych porządków. Dzięki temu potrzebne nam pisma, umowy czy rachunki odszukamy szybko i bez stresu o każdej porze dnia.